Gestion électronique de documents

GED

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À l’ère du numérique, la gestion de contenu physique et de document papier devient rapidement désuète. En plus d’être lourd, le processus n’est pas assez sécurisé. Aujourd’hui, l’époque du papier est révolue. Grâce à la gestion électronique de documents (GED), l’organisation des informations et des documents d’entreprise prend une nouvelle dimension dans le processus métier.

La gestion des documents contrôle le traitement, le stockage et la récupération de tous types de documents ainsi que la valorisation et l’amélioration de l’accès aux documents électroniques. L’information contenue dans les documents est un élément important et stratégique dans une organisation. La GED est donc devenue un processus important pour une entreprise.

Acquisition

L’acquisition ou l’indexation s’applique aux documents papier qui doivent être numérisés. Veuillez noter que les documents dématérialisés ne sont pas simplement des documents numérisés, mais aussi reproduits. En effet, convertir un document en numérique, à l’aide d’un logiciel OCR permet aussi d’indexer des documents.

Traitement

Les documents numérisés sont ensuite traités par le logiciel de gestion documentaire. En effet, la GED permet le classement des documents, le référencement et l’indexation afin de mieux les retrouver.

Stockage

Après traitement, les documents doivent être conservés. L’archivage électronique doit être entièrement sécurisé, et doit pouvoir contenir le nombre de documents numériques dont votre entreprise a besoin. Ainsi, le volume et la sécurité sont deux points clés dans l’archivage numérique de documents.

Diffusion

Les documents doivent être facilement disponibles. Il est nécessaire d’établir des droits d’accès et de modification en fonction de la nature et de la confidentialité des documents.

Pour respecter les obligations légales, certains documents doivent être conservés plusieurs décennies. Pour cela, il est nécessaire de les stocker correctement et en toute sécurité. La gestion de contenus d’entreprise permet également de répondre à cette problématique.

Économie d’espace

L’adoption d’un système de gestion électronique des documents permet d’avoir un gain de place important. Grâce à la numérisation des documents papier, il débloque les systèmes de stockage. Cela permet également de réduire le volume des archives papier.

Réduction des couts

Cet archivage des documents a un impact important sur les couts de gestion logistique liés au traitement traditionnel de l’information. Ainsi, vous réduisez les couts liés au papier et à l’encre, ainsi que la quantité d’archivage physique utile. Avec la GED, les informations sur un sujet précis sont stockées directement dans des fichiers électroniques.

Gain de temps

La GED permet également la centralisation des documents et un gain de temps considérable. Fini les heures passées à chercher des documents sans savoir où ils se trouvent. La gestion électronique des documents permet aux employés d’avoir une meilleure traçabilité et d’accéder instantanément aux informations.

Ainsi, la GED permet de gagner du temps avec un accès rapide aux données grâce à l’automatisation. De ce fait, les employés pourront se concentrer davantage sur des tâches et augmenter leur productivité.

Sécurisation des informations

Le stockage de documents joue un rôle important dans la sécurité des informations. Le système réduit le risque de perdre ou de détruire des documents tels que des factures ou des documents administratifs. Dans la version numérique, ils restent parfaitement intacts.

Les mises à jour sont effectuées directement et immédiatement dans la base de données. La GED est également adaptée à la sécurisation des documents identifiés comme sensibles.

Optimisation de la communication interne

Ce système de gestion documentaire vous permet d’offrir à vos employés un accès personnalisé à l’information. Tout le monde a accès aux documents pertinents, à tout moment et n’importe où. Cela facilite la communication interne, en réduisant le flux d’informations imprimées. Chacun travaille en effet sur les mêmes documents et ces derniers sont toujours à portée de main.

Valeur écologique

La GED est un grand pas vers l’abolition de l’utilisation des papiers en entreprise. Rappelons qu’en moyenne 2 500 feuilles de papier sont utilisées par salarié en France chaque année. Le choix de la GED s’inscrit donc dans la stratégie plus verte de l’entreprise.

Identification des besoins et des spécifications

Il est nécessaire de bien identifier les besoins et de recenser les existants afin de déterminer le cahier des charges précis de la solution informatique attendue.

Choisir une solution de gestion

Après avoir élaboré le cahier des charges, DCAF Informatique trouvera une solution sur mesure. Nous sommes des professionnels de la GED dans le Rhône.

Implémentation de la solution

Une fois que vous avez choisi votre solution GED, il est temps d’installer et de déployer votre logiciel de gestion. Il est nécessaire de configurer puis de former les employés à l’utilisation du logiciel.

Conclusion

La mise en place d’un système de gestion de documents efficace est un processus qui prend du temps et de la formation, mais en fin de compte, le bénéfice l’emporte de loin sur le problème. Cette solution électronique permet également d’améliorer la gestion de la relation client. De plus en plus d’organisations choisissent un ​​système de gestion des documents.